Yo soy la persona más desordenada que podéis llegar a conocer. Mi armario es territorio inexplorado. Pero mis fotos siempre las encuentro. Hoy vamos a ver la organización del archivo fotográfico.

Tengo casi 110000 fotografías en mi archivo. Una auténtica exageración. Pero encuentro cualquiera en menos de 10 segundos. Y todo gracias a la organización del archivo fotográfico. Con la ayuda inestimable de los programas de Adobe, especialmente Lightroom.

Aquí os voy a contar el método que sigo yo día tras día. Seguro que no es el mejor. Que muchos pensaran que me sobra o falta algo, pero después de más de diez años, nunca he perdido una fotografía y siempre las encuentro cuando las necesito.

Una tarjeta, una carpeta

Esta es la primera máxima de mi método. Me da igual que en esa tarjeta haya dos viajes distintos, una cena familiar y unas fotografías rápidas para el blog.

Si me pongo a dividir puedo perder una foto por el camino en el corta y pega. O dejarme una donde no es… Muchas veces llego a casa y me encuentro a mi familia en una situación perfecta para fotografiarla. Esa imagen puede quedar perdida si en el momento la desplazó a una carpeta en la que luego ya veré si la organizo…

Todas las carpetas de fotografías tienen que estar agrupadas en una carpeta madre. Nada de dejarlas esparcidas por el escritorio. O peor aún, dentro de una carpeta que contiene otra carpeta de varias carpetas. Es la mejor forma de perderlas.

Yo tengo una carpeta que se llama Imágenes y dentro de ellas están absolutamente todas las carpetas con las fotografías originales. Y jamás he perdido una.

La organización del archivo fotográfico

El nombre de las carpetas de nuestro archivo fotográfico ha de tener una estructura fija. Una de las cosas que más me llaman la atención de muchos de mis alumnos es cómo nombran las carpetas. Aquí tenéis varios ejemplos reales:

22-10-2016

23_10_2016

Fotos viaje 2014

Fotos viaje II

Repetidas

20120930

Varias

VARIAS

Seguro que muchos os sentís identificados con semejantes nombres. No tienen ningún sentido, os lo aseguro. Por eso, después de dar muchas vueltas a la cabeza, di con la siguiente estructura que muchos de mis alumnos comparten:

1. En mi archivo digital hay cuatro tipos distintos de fotografías: escaneados de diapositivas, escaneados de blanco y negro, escaneados de negativos de color y digitales.
2. Cada tipo se asigna con una letra mayúscula distinta: A, B, C y D, respectivamente. De un solo golpe de vista reconozco su origen, sin tener que consultar metadatos ni nada parecido.
3. La primera carpeta de fotos digitales es la D001, la siguiente es la D002, D003… todos sabemos contar. Exactamente igual en los otros tres grupos restantes.

El nombre de los archivos

El nombre de los archivos, tal cual salen de la cámara, no sirve para nada. En los últimos modelos tenemos la posibilidad de renombrarlos, pero cuando llegamos al disparo 9999 el contador vuelve a 0. Y debe ser tremendo confundirse y borrar un archivo por otro solo porque coinciden en el nombre…

Por eso, una vez copiadas las fotografías en la carpeta que he creado para ellas, con su nombre estandarizado, las selecciono todas (Ctrl+A) en el módulo Biblioteca y voy a Biblioteca>Cambiar nombre de fotografía (F2).

En la ventana Cambiar nombre de fotografías voy a Nombre de archivos>Editar y creo que la plantilla que veis en la imagen. La intención es que tenga cada archivo el nombre de la carpeta y un número secuencial de tres dígitos. Esa será mi plantilla personalizada.

Cada vez que haga lo mismo con una carpeta solo tendré que seguir la ruta especificada y ese ajuste estará por defecto. Si mi archivo se llama D340-045 sé que es una fotografía de origen digital, que está en la carpeta 340 en el puesto 45.

Y muchos dirán ¿y cómo sabes cuándo la hiciste y dónde está hecha? Los metadatos y las palabras clave es la respuesta.

Los metadatos y las palabras clave

Con la ayuda imprescindible de los metadatos y las palabras clave podemos clasificar y organizar todas nuestras fotografías para encontrarlas fácilmente.

Una vez hemos descargado las fotografías en su correspondiente carpeta y las hemos cambiado el nombre llega el momento de dar palabras clave que describan cada fotografía.

Como siempre recomiendo, lo mejor es ubicarlas geográficamente y luego describirlas. Por ejemplo, las palabras clave de esta imagen que veis son: asturias, libro revelado, niebla, parque natural, parque natural de redes, prieres.

Y luego tengo todos los metadatos que grabó la cámara en el momento del disparo: fecha, hora, datos de exposición… Con estos dos parámetros, puedo encontrar cualquier fotografía en un momento con la ayuda de los Filtros de biblioteca del módulo Biblioteca.

Lo importante es usar aquellas palabras clave que realmente sean útiles para nosotros. A lo mejor a vosotros distinguir entre parque natural y parque natural de redes os puede resultar redundante; pero a mi me sirve para buscar, con una sola palabra todos los parques naturales en los que he estado…

Conclusión

Puede que algunos piensen que hacer todo esto es una pérdida de tiempo, pero os aseguro que llevo mucho tiempo sin perder una tarde entera buscando una foto.

En apenas cinco segundos encuentro cualquier cosa que me pidan. Y lo más importante. Si en algún momento dejo de trabajar con Lightroom, la organización y clasificación sigue estando lista para utilizarla en el sistema operativo que tengamos… Más fácil imposible.

Ya me diréis qué tal os va con esta forma de trabajar. Seguro que si organizáis vuestro archivo de esta forma os ocurrirán dos cosas… Primero os encontrareis muchas fotos repetidas. Y segundo descubriréis muchas fotos que creíais perdidas.